Thanh toán COD: quy trình và những lưu ý quan trọng

<span style="font-weight:400">by</span> Tada Labs

by Tada Labs

12/08/2024

Đối soát là gì?

Đối soát là kiểm tra và so sánh các thông số chi phí giữa hai bên liên quan, như các công ty viễn thông hoặc trong dịch vụ mua sắm trực tuyến. Quá trình này đảm bảo rằng mọi chi phí phát sinh đều được ghi nhận và xử lý chính xác. Trong lĩnh vực vận chuyển, đối soát là quá trình mà shipper, sau khi hoàn thành giao hàng, chuyển khoản số tiền thu hộ và phí dịch vụ của các đơn hàng đã hoàn thành cho nhà sản xuất. Lịch trình đối soát được thỏa thuận trước giữa shipper và nhà sản xuất để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong việc thanh toán. Trước khi đến hẹn đối soát, shipper sẽ thông báo cho nhà sản xuất qua email và sau 24h, nhà sản xuất sẽ nhận được tiền đối soát.

Công thức tiền đối soát:

Tiền đối soát = Tiền thu hộ + Shop trả trước (nếu có) + Shop trả phí khi trả hàng (nếu có) – Phí giao hàng – Phí bảo hiểm (nếu có) – Phí chuyển hoàn (nếu có) – Phí lưu kho (nếu có) – Phí thay đổi địa chỉ (nếu có) – Phí đồng kiểm (nếu có) + Khuyến mãi (nếu có) – Phí chuyển khoản

Quy trình đối soát vận chuyển

Nhập liệu cho file gốc

Sau khi chốt đơn hàng, nhân viên bán hàng nhập thông tin đơn hàng vào phần mềm quản lý. Danh sách đơn hàng sẽ được xuất ra từ phần mềm và gửi cho bên vận chuyển để xác nhận. Bên vận chuyển sau đó sẽ gửi lại danh sách đơn hàng kèm mã bill, giúp nhà sản xuất kiểm tra và cập nhật thông tin chính xác. Khi nhận được mã bill từ bên vận chuyển, nhà sản xuất sử dụng hàm vlookup để nhập liệu mã bill vào file gốc và kiểm tra tình trạng đơn hàng. Các trạng thái đơn hàng như “Đang gửi,” “Phát thành công,” “Hoàn thành,” và “Chuyển hoàn thành công” giúp xác định xem đơn hàng đã giao thành công hay đang trong quá trình hoàn về kho.

Đối soát tiền COD

Quá trình đối soát tiền COD diễn ra khi bên vận chuyển trả tiền cho nhà sản xuất và gửi kèm file xác nhận số tiền đã chuyển. Nhà sản xuất sử dụng công cụ vlookup để kiểm tra và chuyển trạng thái các đơn hàng thành “Hoàn thành.” Nếu có bất kỳ sai sót nào như đơn hàng quá hạn nhưng chưa nhận được tiền, nhà sản xuất cần thống kê và yêu cầu bên vận chuyển giải trình. Ngoài ra, nhà sản xuất còn phải thực hiện đối soát tiền cước vận chuyển, đối soát việc chuyển hoàn hàng hóa.

Những vấn đề thường gặp khi đối soát

Trả thiếu tiền COD

Trả thiếu COD là tình trạng thường gặp nhất, khi nhiều đơn hàng đã giao thành công nhưng bên vận chuyển chưa hoàn tất việc thanh toán. Điều này có thể gây ra nhiều phiền phức và ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp. Ví dụ: Shop có 10 đơn hàng đã giao thành công trong tháng 6, nhưng đến tháng 7 vẫn chưa nhận đủ tiền từ bên vận chuyển cho các đơn hàng này. Shop cần liên hệ và yêu cầu bên vận chuyển kiểm tra và thanh toán đầy đủ.

Thất lạc hàng hóa

Ví dụ: Một đơn hàng gửi đến khách hàng bị thất lạc do shipper giao nhầm địa chỉ hoặc ghi sai mã bill. Shop cần phối hợp với bên vận chuyển để truy tìm và xử lý đơn hàng thất lạc.

Bị tráo hàng

Ví dụ: Một khách hàng nhận hàng và trả lại hàng giả mạo, hoặc shipper tráo đổi hàng trong quá trình vận chuyển. Shop cần có các biện pháp kiểm tra và đối chứng hàng hóa kỹ lưỡng để tránh tình trạng này.

Sai cước vận chuyển

Sai cước vận chuyển thường liên quan đến trọng lượng hàng hóa, có thể do sai sót trong quá trình cân đo hoặc nhập liệu. Ví dụ: Một đơn hàng có trọng lượng 5kg nhưng bị tính cước vận chuyển cho trọng lượng 10kg. Shop cần kiểm tra và khiếu nại với bên vận chuyển để điều chỉnh lại chi phí đúng.

Hỏng hàng hóa

Hàng hóa bị hỏng trong quá trình vận chuyển là một rủi ro mà doanh nghiệp cần lưu ý và xử lý kịp thời để tránh thiệt hại.

TADA LABS: Giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp SME

TADA LABS tự hào mang đến cho doanh nghiệp SME những giải pháp công nghệ tiên tiến, hỗ trợ tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đối soát tiền COD. Phần mềm innoDMS của chúng tôi không chỉ giúp quản lý đơn hàng hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình đối soát. Với công nghệ hiện đại, innoDMS giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Một trong những tính năng nổi bật của innoDMS là tích hợp API với các đơn vị vận chuyển. Điều này cho phép nhà sản xuất theo dõi toàn bộ quá trình đơn hàng vận chuyển đến khách hàng. Thông qua API, innoDMS tự động cập nhật trạng thái đơn hàng, giúp doanh nghiệp có thể giám sát chặt chẽ và kịp thời xử lý các sự cố phát sinh. Bằng cách tự động hóa quy trình nhập liệu, đối soát và kiểm tra hàng hóa, innoDMS giúp doanh nghiệp bạn tăng cường hiệu quả kinh doanh và duy trì sự cạnh tranh trên thị trường. Hãy liên hệ với TADA LABS để tìm hiểu thêm về innoDMS và các giải pháp khác của chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ bạn trong hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp bạn phát triển bền vững và thành công.

Đăng Ký Dùng Thử Ngay

Dùng thử miễn phí

Thanh toán COD: quy trình và những lưu ý quan trọng