Trong quá trình sản xuất và kinh doanh, hàng tồn kho luôn là một yếu tố cốt lõi mà tất cả các nhà sản xuất phải quan tâm. Hàng tồn kho không chỉ giúp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục mà còn tối ưu hóa quy trình giao hàng và đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời. Ở bài viết trước, chúng ta đã khám phá tầm quan trọng của hàng tồn kho trong việc duy trì sự liên tục và hiệu quả của hoạt động sản xuất và kinh doanh. Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho không phải lúc nào cũng dễ dàng và thường đối mặt với nhiều thách thức. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể cân bằng một cách hiệu quả giữa lượng hàng hóa tồn kho và nhu cầu sản xuất, tiêu thụ? Phần 2 trong chuỗi series “Tất tần tật về quản lý hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp sản xuất SME” sẽ đi sâu vào những khó khăn thường gặp như cách tính vòng quay hàng tồn kho và đề xuất những giải pháp tối ưu cho vấn đề này. Hãy cùng đọc để nắm bắt những kiến thức quý báu trong quá trình sản xuất nhé!
Hiểu rõ về hàng tồn kho
Hàng tồn kho bao gồm tất cả các sản phẩm và nguyên vật liệu mà doanh nghiệp giữ lại để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng. Các dạng hàng tồn kho phổ biến bao gồm:
- Nguyên vật liệu: Các vật liệu thô được sử dụng trong quá trình sản xuất, như thép, nhựa, hoặc hóa chất.
- Hàng hóa: Các sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được bán, ví dụ như quần áo trong kho của một nhà bán lẻ.
- Sản phẩm dở dang: Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, đặc biệt là những sản phẩm có chu kỳ sản xuất dài như bất động sản.
- Thành phẩm: Các sản phẩm đã hoàn thiện và sẵn sàng để bán, như xe ô tô trong kho của một hãng sản xuất xe.
Vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho là một chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho.
Công thức:
Ví dụ: Công ty A là một doanh nghiệp SME chuyên sản xuất và bán các sản phẩm đồ gỗ. Trong năm tài chính vừa qua, công ty đã đạt được những số liệu kinh doanh sau:
Giá vốn hàng bán (COGS): 10 tỷ đồng
Hàng tồn kho đầu kỳ: 2 tỷ đồng
Hàng tồn kho cuối kỳ: 3 tỷ đồng
Bây giờ chúng ta sẽ tính toán thời gian trung bình tồn kho của hàng hóa trên:
Lưu ý: Thời gian lưu kho càng thấp càng tốt, nhưng nếu quá thấp, doanh nghiệp sẽ không có đủ hàng hóa để đáp ứng đơn hàng, dẫn đến mất khách hàng. Ví dụ, một doanh nghiệp thép có thể duy trì thời gian tồn kho lâu hơn do đặc tính bền của sản phẩm, trong khi một doanh nghiệp thực phẩm cần duy trì thời gian tồn kho ngắn để đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Khi hàng tồn kho bị mất giá trị, doanh nghiệp phải trích dự phòng giảm giá, làm tăng giá vốn hàng bán và giảm lợi nhuận. Do đó, việc quản lý hàng tồn kho là rất cần thiết để duy trì hiệu quả kinh doanh.
Các Vấn Đề Khi Quản Lý Hàng Tồn Kho Thủ Công
Quản lý hàng tồn kho thủ công thường gặp nhiều khó khăn và hạn chế:
- Phân loại nguyên vật liệu: Ví dụ, trong ngành may mặc, mỗi miếng vải được cắt ra phải được phân loại theo từng đợt cắt. Quản lý thủ công có thể dẫn đến sai sót trong việc phân loại, gây khó khăn cho quá trình sản xuất. Một lô vải có thể bị lẫn lộn màu sắc hoặc chất liệu, dẫn đến việc sản xuất ra các sản phẩm không đạt chất lượng yêu cầu.
- Tốn thời gian trong việc tìm kiếm hàng hóa: Khi hàng hóa bị thất lạc hay có việc cần lấy, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm, làm gián đoạn quá trình sản xuất.
- Khó quản lý khi kho lớn: Đối với các kho lớn chứa nhiều loại hàng hóa, việc quản lý thủ công trở nên phức tạp và dễ xảy ra sai sót.
- Nhân viên lấy hàng nhưng quên báo cáo: Việc này dẫn đến nhập thiếu dữ liệu lên phần mềm, gây sai lệch số liệu.
- Kiểm kê hàng hóa sai lệch: Tổng số vật tư trong kho có thể không khớp với số liệu trên giấy tờ, làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính.
- Quản lý số lượng bán thành phẩm: Quản lý thủ công số lượng bán thành phẩm sau sản xuất thường dẫn đến sai sót do ghi chép thiếu chính xác và khó khăn trong việc theo dõi liên tục, gây tình trạng mất mát hoặc nhầm lẫn hàng hóa.
Giải Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiện Nay
Để giải quyết các vấn đề trên, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ hiện đại như RFID và IoT trong quản lý hàng tồn kho. RFID (Radio Frequency Identification) tự động hóa việc theo dõi và quản lý hàng hóa, trong khi IoT (Internet of Things) kết nối các thiết bị trong kho để giám sát và điều hành hiệu quả hơn. Theo Deloitte, công ty kiểm toán và nghiên cứu thị trường, việc áp dụng RFID giúp giảm lỗi kiểm kê đến 90% so với phương pháp thủ công, và Gartner, một công ty nghiên cứu thị trường toàn cầu, báo cáo rằng IoT giúp giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa đến 30%. Áp dụng các giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Ví dụ, với hệ thống RFID, doanh nghiệp có thể biết chính xác vị trí của mỗi sản phẩm trong kho chỉ bằng cách quét mã, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Phần Mềm Quản Lý innoDMS – Giải Pháp Công Nghệ Từ TADA LABS
TADA LABS chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ và kinh doanh cho doanh nghiệp SME, trong đó phần mềm innoDMS của chúng tôi tích hợp tính năng quản lý kho tự động bằng RFID, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết về các giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.
