Trong phần trước của series Tất tần tật về quản lý hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp sản xuất SME, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các khái niệm và công nghệ quản lý hàng tồn kho. Ở phần cuối này, chúng ta sẽ khám phá chi tiết quy trình quản lý hàng tồn kho hay quản lý thành phẩm, từ xuất nhập thành phẩm cho đến chuyển kho. Bằng cách nắm vững quy trình này, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra những chiến lược quản lý kho phù hợp, tránh những sai sót và đảm bảo hoạt động trơn tru, hiệu quả.
1. Thành phẩm là gì? Phân biệt thành phẩm và sản phẩm
a. Khái niệm
Thành phẩm là những sản phẩm đã hoàn thành quá trình chế biến, đã qua kiểm nghiệm và phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật để nhập kho. Các thành phẩm này có thể do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Ngược lại, bán thành phẩm chỉ mới hoàn thành một công đoạn nhất định trong quy trình sản xuất và chờ tiếp tục chế biến hoặc có thể được bán một phần ra bên ngoài.
Ví dụ: Trong một nhà máy sản xuất ô tô, khi chiếc xe đã hoàn thiện tất cả các công đoạn lắp ráp và kiểm tra chất lượng, nó được coi là thành phẩm. Tuy nhiên, nếu chỉ mới hoàn thành phần khung xe mà chưa lắp đặt động cơ và nội thất, nó được coi là bán thành phẩm.
b. Phân biệt thành phẩm và sản phẩm
Thành phẩm |
Sản phẩm |
|
Giới hạn |
Gắn liền với quy trình sản xuất công nghệ và nằm trong quy mô của một doanh nghiệp nhất định. |
Kết quả cuối cùng của quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. |
Phạm vi |
Chỉ xác định ở giai đoạn cuối của quy trình công nghệ sản xuất. |
Bao gồm cả thành phẩm và bán thành phẩm. |
2. Đánh giá thành phẩm
a. Đánh giá thành phẩm nhập kho
Thành phẩm được sản xuất bởi các bộ phận của doanh nghiệp sẽ được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đây là chi phí cho các nguyên liệu được sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất thành phẩm. Ví dụ, chi phí cho thép và nhựa trong sản xuất ô tô.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Đây là chi phí cho nhân công trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất thành phẩm. Ví dụ, tiền lương cho công nhân lắp ráp trong nhà máy.
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí khác liên quan đến sản xuất như chi phí điện, nước, khấu hao máy móc.
- Các chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm các chi phí như vận chuyển, bốc dỡ hoặc hao hụt trong quá trình sản xuất.
Thành phẩm do thuê ngoài gia công chế biến sẽ được đánh giá theo giá thực tế gia công, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí cho nguyên liệu cung cấp cho đối tác gia công.
- Chi phí thuê gia công: Chi phí trả cho đối tác thực hiện gia công.
- Các chi phí liên quan trực tiếp khác: Bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hoặc hao hụt.
Công thức tính giá nhập kho của thành phẩm do thuê ngoài:
Giá nhập = Giá trị hàng xuất đi gia công + Chi phí gia công, chế biến + Chi phí khác liên quan
Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp sản xuất quần áo thuê ngoài gia công, giá nhập kho sẽ bao gồm chi phí vải, tiền công gia công, và chi phí vận chuyển hàng hóa từ nhà máy gia công về kho.
b. Đánh giá thành phẩm xuất kho
Việc đánh giá thành phẩm xuất kho được phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế xuất kho. Các phương pháp tính giá thành thực tế bao gồm:
- Phương pháp giá đích danh: Phương pháp này áp dụng cho những thành phẩm có giá trị lớn hoặc hàng hóa đặc thù, xác định giá gốc của từng đơn vị thành phẩm cụ thể.
- Phương pháp bình quân gia quyền: Giá gốc của thành phẩm được tính bằng cách lấy tổng giá trị thành phẩm chia cho tổng số lượng thành phẩm. Phương pháp này phổ biến vì tính đơn giản và phù hợp với các doanh nghiệp có khối lượng hàng tồn kho lớn và đa dạng.
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Thành phẩm nhập trước sẽ được xuất trước. Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm có thời hạn sử dụng ngắn.
- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Thành phẩm nhập sau sẽ được xuất trước. Phương pháp này ít phổ biến hơn nhưng có thể được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt.
Công thức tính giá gốc của thành phẩm xuất kho:
Giá gốc thành phẩm xuất kho = Số lượng thành phẩm xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền
Trong đó:
Đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ lưu trữ = (Giá gốc thành phần bị tồn đầu kỳ + Giá gốc thành phẩm nhập trong kỳ) / (Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ + Số lượng thành phẩm nhập trong kỳ)
3. Quy trình quản lý kho thành phẩm
Quản lý xuất kho
Sơ đồ quy trình quản lý xuất kho
- Yêu cầu, đề nghị xuất kho: Nhân viên lập đơn đề nghị xuất kho và gửi đến bộ phận phụ trách. Mỗi loại hàng hóa sẽ do các đơn vị khác nhau phụ trách. Ví dụ, nếu xuất sản phẩm kinh doanh của doanh nghiệp thì bộ phận bán hàng sẽ yêu cầu xuất kho.
- Phê duyệt đề nghị xuất kho: Đơn vị phụ trách phê duyệt đề nghị xuất kho.
- Kiểm tra hàng tồn kho: Bộ phận kế toán kiểm tra loại sản phẩm cần xuất và xác định số lượng trong kho có đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không. Nếu thiếu hàng, cần thông báo ngay cho đơn vị liên quan để có phương án giải quyết.
- Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ liên quan: Kế toán lập đơn xuất kho, in thành hai liên: một liên chuyển đến thủ kho để sắp xếp sản phẩm, liên còn lại được lưu trữ.
- Xuất kho hàng hóa: Nhân viên thủ kho xuất kho sản phẩm và nhân viên nhận sản phẩm ký xác nhận vào đơn xuất kho và nhận một liên.
- Cập nhật thông tin: Kế toán cập nhật thông tin lên phần mềm quản lý.
Quản lý nhập kho
Sơ đồ quy trình quản lý nhập kho
- Lên kế hoạch nhập kho: Các phòng ban lập phiếu yêu cầu nhập kho.
- Sắp xếp lại hàng hóa: Quản kho sắp xếp vị trí để hàng hóa theo các nguyên lý như LIFO, FIFO,… nhằm tối ưu hóa trong việc sắp xếp hàng.
- Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa: Khi sản phẩm về đến kho, người mua hàng hoặc nhân viên giao hàng sẽ xuất đơn đề nghị nhập kho. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu nhập hàng để đối chiếu và kiểm tra số lượng, chất lượng.
- Lập phiếu nhập kho: Kế toán kiểm tra giấy tờ và lập phiếu nhập kho.
- Hoàn thành nhập kho: Thủ kho sắp xếp hàng hóa và cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý.
Quản lý chuyển kho
- Gửi đề xuất chuyển kho: Nếu cần chuyển đổi thành phẩm giữa các kho, quản lý kho gửi đề xuất và chờ phê duyệt.
- Lập phiếu chuyển kho: Thủ kho lập phiếu chuyển kho sau khi đề xuất được duyệt.
- Chuyển thành phẩm: Thành phẩm sẽ được chuyển đến kho có yêu cầu. Người quản lý cần kiểm kê lại số lượng thành phẩm để tránh sai sót.
- Cập nhật dữ liệu: Quản lý thường xuyên cập nhật dữ liệu lên phần mềm để theo dõi số lượng thành phẩm trong các kho.
TADA LABS – Giải pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả với AI ERP
Hiện nay, TADA LABS đang là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số và phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. Phần mềm quản lý bán hàng AI ERP của TADA LABS, với module innoWMS, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả và toàn diện. Dưới đây là những tính năng nổi bật của module innoWMS:
- Điều chỉnh lưu kho dễ dàng với No Code và AI: Module innoWMS cho phép điều chỉnh và tối ưu hóa lưu kho mà không cần đến kiến thức lập trình. Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), phần mềm tự động đề xuất các cách sắp xếp và quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất.
- Cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực
- Theo dõi chi phí, tối ưu lợi nhuận
- Tự động theo dõi hàng hết hạn: Phần mềm sẽ thông báo hàng hóa sắp hết hạn giúp doanh nghiệp tránh lãng phí và giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc giữ hàng quá hạn.
- Quản lý tồn kho bằng thẻ RFID
- Báo cáo xu hướng chi tiết, hỗ trợ quyết định chiến lược
Kết luận
Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp sản xuất SME duy trì hoạt động trơn tru và tối ưu hóa lợi nhuận. Thông qua chuỗi bài viết Tất tần tật về quản lý hàng tồn kho dành cho doanh nghiệp sản xuất SME này, chúng ta đã cùng nhau khám phá chi tiết các khái niệm, công nghệ, và quy trình quản lý hàng tồn kho. Bằng việc áp dụng những kiến thức trên, doanh nghiệp có thể tránh được những sai sót thường gặp và đảm bảo hoạt động sản xuất – kinh doanh diễn ra mượt mà, hiệu quả.
Đặc biệt, với sự hỗ trợ của các giải pháp công nghệ hiện đại AI ERP của TADA LABS, việc quản lý hàng tồn kho không còn là một thách thức lớn. TADA LABS với module innoWMS mang lại sự tiện lợi và chính xác trong việc điều chỉnh lưu kho, cập nhật hàng tồn kho theo thời gian thực, theo dõi chi phí và tối ưu lợi nhuận.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản lý bán hàng tối ưu nhất!
