Trong ngành bán lẻ, quản lý hàng tồn kho là một khía cạnh vô cùng quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là việc theo dõi số lượng sản phẩm trong kho mà còn bao gồm việc xác định vị trí, theo dõi tình trạng hàng hóa và quản lý các thông tin liên quan như ngày hết hạn và chi tiết về nhà cung cấp giúp các doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
Cách phần mềm quản lý hàng tồn kho được ứng dụng trong các quy trình bán lẻ
Tạo danh sách dữ liệu tập trung
Việc tạo một danh sách dữ liệu tập trung trên phần mềm cho tất cả các sản phẩm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hàng tồn kho. Danh sách này bao gồm tên sản phẩm, mã SKU, nhãn hiệu, các thông số như kích thước, giá bán, số lô, vị trí và ngày hết hạn. Các thông tin này giúp nhân viên dễ dàng nhận diện sản phẩm và theo dõi trạng thái của chúng.
Ví dụ, một cửa hàng quần áo có thể liệt kê tất cả các mẫu quần áo theo từng mã SKU, kèm theo hình ảnh và mô tả chi tiết.
Việc xác định vị trí hàng hóa trong kho đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp bán lẻ quy mô lớn với nhiều điểm bán và kênh bán hàng. Ngày nay, một số doanh nghiệp tiên tiến sử dụng công nghệ RFID hoặc mã vạch để tự động hóa quá trình theo dõi vị trí hàng hóa. Các thông tin này sẽ được cập nhật trên hệ thống phần mềm để quản lý. Điều này không chỉ giúp tăng cường độ chính xác mà còn nâng cao hiệu quả quản lý kho, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và chính xác với các thay đổi trong nhu cầu và nguồn cung.
Kiểm, đếm hàng hóa thường xuyên
Kiểm đếm hàng hóa định kỳ là một bước quan trọng trong việc duy trì sự chính xác của quản lý hàng tồn kho, giúp phát hiện sớm các vấn đề như thất thoát hoặc hư hỏng. Các chuyên gia khuyến cáo nên thực hiện kiểm đếm ít nhất mỗi quý một lần hoặc tối thiểu mỗi năm một lần. Một số doanh nghiệp thậm chí thực hiện kiểm kê hàng ngày trên từng phần nhỏ trong kho để đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác. Để đảm bảo quá trình này diễn ra đúng thời gian và hiệu quả, phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ hỗ trợ việc lên lịch kiểm đếm định kỳ.
Kết hợp dữ liệu bán hàng với thông số kho hàng
Hệ thống quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp dữ liệu bán hàng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng tiêu dùng và tình trạng hàng tồn kho.
Ví dụ, một cửa hàng điện tử có thể xác định được sản phẩm nào bán chạy nhất và quyết định thời điểm, số lượng đặt hàng phù hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Xây dựng quy trình mua hàng
Nhờ hệ thống quản lý hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chính xác về thời gian và số lượng đặt hàng, tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Cụ thể, khi thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng sản phẩm, hệ thống sẽ tự động cảnh báo khi lượng hàng giảm xuống dưới mức này nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn chủ động trong việc nhập hàng. Tuy nhiên, việc bổ sung hàng hóa không chỉ dựa vào các cảnh báo này mà còn cần xem xét các yếu tố như khả năng sinh lời, mức độ phổ biến của sản phẩm và thời gian cần thiết để bán hết hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn.
Chiến lược giảm giá
Khi doanh số không đạt như mong đợi, doanh nghiệp có thể áp dụng các chương trình giảm giá để thúc đẩy việc bán hàng tồn kho. Tuy nhiên, để tránh bị lỗ, việc kiểm soát mức giảm giá và chọn thời điểm phù hợp là rất quan trọng. Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, phần mềm quản lý có thể giúp cập nhật thông tin về sản phẩm giảm giá một cách nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, các chương trình khuyến mãi được thực hiện hiệu quả, giúp doanh nghiệp đạt được lợi ích tối đa từ chiến lược giảm giá của mình.
Ví dụ, một cửa hàng thời trang có thể giảm giá các mẫu quần áo cũ để nhường chỗ cho các mẫu mới, đồng thời tăng cường luân chuyển dòng tiền.
Quy trình nhận hàng
Trong quá trình nhận hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng các đơn hàng mới nhập về và nhập chính xác thông tin vào hệ thống quản lý kho. Nếu quy trình nhận hàng không được thiết lập đúng cách, mọi lỗi xảy ra trong quá trình vận chuyển có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa đột xuất hoặc thanh toán sai lệch. Tùy theo quy mô doanh nghiệp và loại hàng hóa, nhà quản trị có thể thêm các công cụ như thẻ giá hoặc mã vạch khi nhập hàng vào kho để dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
Quy trình trả hàng
Ngoài quy trình nhập hàng, việc xây dựng quy trình xử lý hàng trả về cũng rất quan trọng. Khi khách hàng trả lại hàng hóa, doanh nghiệp cần kiểm tra tình trạng sản phẩm để quyết định xử lý như thế nào. Ở bước này, phần mềm quản lý bán hàng sẽ ghi nhận thông tin trả hàng, bao gồm lý do, ngày trả hàng và thông tin khách hàng. Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử trả hàng và xác định các xu hướng trả hàng phổ biến. Trường hợp sản phẩm trả về được xử lý, số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật trên phần mềm.
Đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho
Doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) để đánh giá hiệu quả của hoạt động quản lý hàng tồn kho. Các chỉ số như khả năng sinh lời, giá trị hàng tồn, tỷ lệ hàng bán hay tỷ lệ doanh thu giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể và đưa ra các quyết định điều chỉnh kịp thời.
Các phương pháp khác ngăn ngừa hàng tồn kho
Dropshipping
Mô hình Dropshipping giúp nhà bán lẻ giảm thiểu chi phí lưu trữ bằng cách đặt hàng trực tiếp từ nhà cung cấp khi có đơn hàng từ khách hàng. Ví dụ, một cửa hàng trực tuyến có thể không cần lưu trữ hàng hóa, mà thay vào đó đặt hàng từ nhà cung cấp và yêu cầu giao hàng trực tiếp đến khách hàng.
Ký gửi
Phương pháp ký gửi cho phép nhà bán lẻ lưu trữ hàng hóa trong kho mà không cần trả trước cho nhà cung cấp. Khi sản phẩm được bán, nhà bán lẻ mới phải thanh toán cho nhà cung cấp.
Sắp xếp chéo
Sắp xếp chéo là phương pháp hàng hóa được vận chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến tay người dùng cuối hoặc các cửa hàng bán lẻ mà không cần lưu trữ trong kho. Điều này giúp giảm tải lượng hàng hóa trong kho và tối ưu hóa quá trình vận chuyển.
3PL
Thuê ngoài và xử lý hàng tồn kho thông qua các dịch vụ hậu cần của bên thứ ba (3PL) là một phương pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí và mở rộng quy mô nhanh chóng. Ví dụ, một doanh nghiệp bán lẻ có thể thuê một công ty hậu cần để xử lý việc lưu trữ và giao hàng nhằm tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
TADA LABS: Tiên phong trong chuyển đổi số và quản lý bán hàng đa kênh
Hiện nay, TADA LABS là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số và phát triển phần mềm quản lý bán hàng đa kênh. TADA LABS không chỉ hỗ trợ mà còn thúc đẩy các doanh nghiệp trong việc triển khai các mô hình kinh doanh hiện đại như Direct to Consumer, Dropship, và Affiliate, mang lại giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp sản xuất và bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng.
Phần mềm quản lý bán hàng AI ERP của TADA LABS được tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết như quản lý đơn hàng, đối tác, doanh thu, chi phí, hoa hồng, vận chuyển, thanh toán, kho bãi, tồn kho, CRM, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát mà còn tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và chính xác.
Kết luận
Quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ là một quá trình phức tạp nhưng vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp SME. Bằng cách áp dụng các bước và phương pháp đã nêu, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả kinh doanh. Việc hiểu rõ và thực hiện quản lý hàng tồn kho một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Liên hệ với TADA LABS ngay hôm nay để khám phá giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
