Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Nói một cách dễ hiểu, ERP là phần mềm kết nối và tích hợp tất cả các phần mềm quản lý của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, cho phép dữ liệu được nhập một lần và được đồng bộ với tất cả các phần mềm. Nhờ hệ thống này, nhà quản lý có thể nắm bắt và kiểm soát mọi hoạt động trong doanh nghiệp thông qua kết nối internet, từ lập kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, đến quản lý hàng tồn kho, quản lý đối tác cung ứng và khách hàng, bán hàng, kế toán.
Xem thêm: ERP – giải pháp công nghệ tối ưu trong quản lý doanh nghiệp
Vai trò của phần mềm ERP
Quản lý thông tin tài chính và kế toán
Với hệ thống ERP, mọi con số chỉ cần nhập một lần duy nhất. Khi có thay đổi dữ liệu ở bất kỳ bộ phận nào, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh, giúp giảm thiểu sai sót so với nhập thủ công và đảm bảo tính thống nhất. Ngoài ra, ERP còn cung cấp báo cáo tài chính đầy đủ và liên tục, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng.
Tăng tốc độ làm việc và năng suất
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng các quy trình và khối lượng thông tin cần xử lý tăng lên, đồng thời, hệ thống truyền tải dữ liệu cũng trở nên phức tạp hơn. Do đó, doanh nghiệp cần phải xác định rõ luồng dữ liệu đang đi tới đâu và phát hiện kịp thời các điểm tắc nghẽn. Phần mềm ERP hỗ trợ tự động hóa việc chuyển và đồng bộ hóa dữ liệu trên toàn hệ thống, đảm bảo thông tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác.
Hỗ trợ quản lý và giám sát nhân viên
ERP có chức năng theo dõi (Audit track), giúp truy xuất nguồn gốc của các mục đã nhập cũng như người thực hiện quy trình. Nhờ đó, các nhà quản trị có thể giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên, quản lý hàng tồn kho, và theo dõi doanh thu từ xa một cách chi tiết và hiệu quả.
Xây dựng mạng lưới nội bộ
ERP hỗ trợ giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp thông qua các tính năng như chat, gọi điện, và cập nhật trạng thái hàng ngày.
Hạn chế sai dữ liệu khi nhiều người nhập cùng lúc
Với tính năng sao lưu dữ liệu gốc chính xác và đầy đủ, ERP giúp khắc phục tình trạng sai lệch có thể xảy ra trong quá trình tính toán và tổng hợp số liệu khi nhiều người nhập dữ liệu cùng một lúc.
Quản lý hàng tồn kho
Bằng công nghệ RFID và Barcode, ERP tự động hóa quy trình kiểm kê hàng hóa, giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin sản phẩm (địa điểm, mã hàng, thời gian nhập, số lượng, hạn sử dụng…) một cách nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, khi phát hiện các thành phẩm bị lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, hệ thống ERP sẽ nhanh chóng cập nhật thông tin này vào hệ thống, nhà quản lý có thể truy xuất được kho hàng, hoặc mẫu mã bị lỗi để thu hồi sản phẩm, điều chỉnh hàng tồn kho, hoặc liên hệ với nhà cung cấp để xử lý vấn đề.
Quản lý thông tin khách hàng
Hệ thống ERP giúp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, tuổi, sản phẩm đã mua….) Từ đó, công ty dễ dàng đưa ra các phương án chăm sóc và dịch vụ hiệu quả tốt hơn.
Xem thêm: Sự khác biệt giữa ERP và CRM: Đâu là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp SME?
Lưu ý khi sử dụng phần mềm ERP
Cùng với những lợi ích mang lại, ERP vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế mà các doanh nghiệp cần lưu ý khi triển khai hệ thống ERP:
Các khoản chi không cần thiết
ERP không cho phép tách rời từng quy trình làm việc, điều này gây bất tiện cho doanh nghiệp chỉ có nhu cầu sử dụng một số phân hệ nhất định. Thêm vào đó, việc mua toàn bộ hệ thống ERP thường đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, tối thiểu là 30.000 USD. Hơn nữa, cấu trúc phần mềm của ERP thường khá phức tạp và cồng kềnh, khó khăn trong việc gỡ bỏ khi không còn nhu cầu sử dụng, dẫn đến nhiều vấn đề không mong muốn trong hệ thống máy tính.
Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm đặc thù riêng, việc tích hợp thêm ERP gặp nhiều khó khăn trong việc kết nối dữ liệu và đồng bộ quy trình làm việc. Điều này phụ thuộc nhiều vào khả năng lập trình và cấu hình của ERP, dẫn đến những phiền phức và trở ngại không nhỏ trong quá trình triển khai và vận hành hệ thống mới.
Tốc độ xử lý chậm, sử dụng nhiều lao động
Việc tích hợp nhiều tính năng phức tạp của ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chủ có cấu hình cao và hệ thống mạng mạnh mẽ. Điều này có thể làm tăng chi phí và thời gian xử lý dữ liệu.
Rủi ro vận hành đột xuất
Hệ thống ERP dễ bị nghẽn hoặc dừng hoạt động nếu phát sinh các vấn đề như kết nối mạng kém, dữ liệu quá lớn, hoặc bị virus tấn công. Điều này ảnh hưởng đến hoạt động của cả doanh nghiệp cũng như hiệu quả làm việc.
Khó nâng cấp và cải tiến khi doanh nghiệp thay đổi
Hệ thống ERP thường gặp khó khăn trong việc bắt kịp các xu hướng công nghệ mới và không dễ dàng nâng cấp hoặc cải tiến khi cần thiết. Khi có nhu cầu thay đổi hoặc cập nhật, doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động để cài đặt và cấu hình lại toàn bộ hệ thống. Quá trình này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức để quản lý nếu doanh nghiệp tự thực hiện. Thay vào đó, sử dụng phần mềm chuyên dụng do các nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai sẽ hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm nguồn lực và đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.
Hình thức triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP
Việc triển khai hệ thống ERP có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của từng doanh nghiệp. Mỗi hình thức đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các chiến lược và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Dưới đây là ba hình thức phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc khi lựa chọn triển khai ERP:
Phân biệt các hình thức ERP
Cloud ERP
ERP được quản lý trên nền tảng điện toán đám mây, không cần cài đặt phần mềm hay đầu tư cơ sở hạ tầng. Phù hợp với doanh nghiệp Startup muốn tiết kiệm chi phí ban đầu.
On-Premise ERP
On-Premise ERP là mô hình truyền thống, được cài đặt và vận hành trên máy chủ của doanh nghiệp, phù hợp với các doanh nghiệp lớn có nhiều cơ sở sản xuất cần kiểm soát chặt chẽ hệ thống dữ liệu.
Hybrid ERP
Hybrid ERP kết hợp giữa On-Premises ERP và Cloud ERP, cho phép doanh nghiệp sử dụng một số module ERP trên nền tảng đám mây và một số module khác được cài đặt và vận hành tại chỗ. Hình thức triển khai này phù hợp với các doanh nghiệp như dịch vụ tài chính, cụ thể doanh nghiệp có thể quản lý dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính nhạy cảm trên hệ thống tại chỗ, trong khi quản lý nhân sự và quan hệ khách hàng được lưu trữ trên đám mây để dễ dàng truy cập và quản lý từ xa.
Giải pháp AI ERP – Phần mềm quản lý kinh doanh của TADA LABS
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các giải pháp phần mềm chuyên biệt để thay thế hệ thống ERP truyền thống. TADA LABS tự hào là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong chuyển đổi số, cung cấp phần mềm quản lý kinh doanh với giải pháp AI ERP tích hợp đầy đủ các tính năng cần thiết cho hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm này bao gồm quản lý đơn hàng, đối tác, doanh thu, chi phí, hoa hồng, vận chuyển, thanh toán, kho bãi, tồn kho, CRM,… Dưới đây là những tính năng nổi bật của AI ERP từ TADA LABS:
Phần mềm Quản lý bán hàng innoPOS
Với khả năng quản lý tồn kho, theo dõi đơn hàng và chăm sóc khách hàng trên cùng một nền tảng, phần mềm giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và chính xác hơn. Đặc biệt, innoPOS dễ dàng tích hợp với các thiết bị bán hàng như máy in hóa đơn và máy in mã vạch, mang lại sự tiện lợi trong từng giao dịch.
Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng innoCRM
Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng, từ việc lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác đến tự động hóa các chiến dịch tiếp thị, tất cả trên một nền tảng duy nhất. Phần mềm còn tích hợp linh hoạt với các công cụ truyền thông và mạng xã hội, giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm Quản lý nhân sự innoHRM
Phần mềm được thiết kế để linh hoạt đáp ứng nhu cầu của mọi doanh nghiệp, từ công ty nhỏ đến tập đoàn có quy mô nhân sự lớn. Với các tính năng quản lý nhân viên, chấm công, đến quản lý dự án và không gian làm việc. Đồng thời, innoHRM còn tích hợp các công cụ giao tiếp nội bộ giúp cải thiện sự cộng tác và đánh giá hiệu quả công việc.
Phần mềm Quản lý phân phối innoDMS
Phần mềm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình phân phối, từ quản lý tồn kho, đơn hàng, đến giám sát nhân viên và quan hệ đối tác. Bằng việc cung cấp các công cụ quản lý hiệu quả và báo cáo chi tiết, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, cải thiện độ chính xác trong vận hành, và đưa ra quyết định chiến lược chính xác hơn.
Phần mềm Quản lý sản xuất innoMFG
Phần mềm cung cấp giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình từ quản lý tồn kho, nguyên vật liệu đến theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nhờ tích hợp công nghệ AI, phần mềm mang lại khả năng phân tích thông minh, giúp nâng cao hiệu suất, giảm lãng phí và tăng cường cạnh tranh trên thị trường.
Phần mềm Quản lý kho bãi innoWMS
Phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho, nguyên vật liệu đến theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với AI, phần mềm cung cấp khả năng phân tích thông minh, hỗ trợ quá trình sản xuất hiệu quả hơn, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành.
Trên đây là tất cả những thông tin cần biết về phần mềm ERP cũng như những lưu ý khi triển khai phần mềm này. Hy vọng bài viết trên của TADA LABS sẽ cung cấp cho bạn nhiều kiến thức bổ ích.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm giải pháp AI ERP toàn diện cho doanh nghiệp của bạn.
